I en distribuerad värld kan det vara svårt att göra skillnad mellan vad som kan göras on-line och vad som behöver hända personligen. Låt oss inse det – vi har alla varit på det där 45 minuter långa personliga mötet som kunde ha varit ett e-postmeddelande, och vi fick inte mycket ut av det. Males vid det här laget har vi alla också deltagit i den typ av Zoom-samtal som vi alla önskar ske ansikte mot ansikte. Du vet typen… 12 personer på ett enda samtal, alla kommer på idéer samtidigt, ingen känsla för vem som pratar eller var de ska leta. Ja, du förstår idén.
Eftersom fler företag använder flexibilitet som en del av sina arbetsmodeller är det avgörande att veta när de ska träffa kollegor i verkliga livet. Oavsett om du är en anställd som försöker navigera på distans och möten ansikte mot ansikte; eller om du försöker hjälpa ditt företag att sätta riktlinjer för hybridarbete, här är 5 frågor som hjälper dig att komma igång.
Fråga 1: Ska detta vara ett möte?
Du kommer ofta att anta att eftersom någon har kallat until ett möte, måste ämnet som ska diskuteras nödvändigtvis förtjäna detta möte. Males det är verkligen inte alltid sant. Tid är en värdefull vara på arbetsplatsen, och att springa mellan möten och Zoom-länkar är inte alltid den bästa användningen av din tid.
Så, innan du kallar until ett möte (eller svarar på ett), tänk på målet och målet att ta dig tid att prata med en particular person. Ett enkelt utbyte av data, until exempel, kan vara mycket mer fördelaktigt by way of e-post eller snabbmeddelanden snarare än ett personligt möte eller onlinemöte. Det tar inte tid utanför någons schema och kan sparas för framtida referens. En kreativ session eller ett strategiskt planeringsmöte är dock alltid mer produktivt i en kontorslokal eller annan arbetsmiljö.
Fråga 2: Vilken typ av möte anordnas?
Ja, utan tvekan är detta en mycket uppenbar fråga. Males det är denna enkla fråga som kommer att ligga until grund för att förstå var ett möte behöver äga rum. Låt oss until exempel säga att du ställer in en veckovis 1:1 mellan en teammedlem och en linjechef. Även om det finns ett mervärde i att genomföra den här typen av möten personligen, är chansen stor att ett virtuellt möte också kommer att fungera bra. Å andra sidan, om du samlar ditt marknadsföringsteam för en kreativ brainstorm på din nästa stora kampanj, kommer de förmodligen att få ut mer av det genom att träffas i verkligheten.
Här är ett snabbt diagram som beskriver vilka typer av möten vi föreslår äger rum personligen kontra on-line:
Uppkopplad | Personligen/hybrid |
Ikapp | Brainstorming sessioner |
Incheckningar | Strategisk planering och problemlösning |
Statusuppdateringar | Onboarding |
Feedbacksessioner | Teambuilding |
Uppföljning | Coachnings- och mentorsessioner |
1:1s | Kick-offs |
Festliga evenemang | |
Workshops | |
Prestandarecensioner |
Fråga 3: Vilka är målen för detta möte?
Harvard Enterprise Assessment rekommenderar dela upp möten i två “hinkar” utifrån mål. Det föreslår att man frågar om ett möte är uppgiftsorienterat eller relationsorienterat. Skillnaden är att ett uppgiftsorienterat möte är ett som fokuserar på att bocka av saker från din att göra-lista, medan ett relationsorienterat möte handlar om att skapa kontakter mellan kollegor.
Låt oss ta en offsite som exempel. Ett möte för att planera den utanför platsen kommer normalt att innebära saker som att välja en plats, ett tema och ett datum; reda ut boende, transporter, mat med mera. Det är ett uppgiftsdrivet möte och ett möte som mötesdeltagare realistiskt kan delta i by way of videokonferenser.
Den faktiska offsite, å andra sidan, handlar om att ge lagkamrater möjlighet att träffas, dela en upplevelse, lära känna varandra och bygga minnen. Det är det perfekta exemplet på ett relationsdrivet möte. Särskilt efter covid-19-pandemin längtar människor efter att träffa sina kollegor ansikte mot ansikte. I en nyligen genomförd undersökning fann vi att 79 % av de anställda var entusiastiska att träffa andra kollegor och bygga meningsfulla relationer i verkliga livet.
Fråga 4: Vilka verktyg och faciliteter hjälper until att uppnå målen för detta möte?
Alla möten skapas inte lika. Vissa kräver egentligen inte så mycket mer än mötesdeltagarnas närvaro och uppmärksamhet. Andra, å andra sidan, kommer att behöva verktyg för att hjälpa processen framåt. Saker som whiteboards eller TV-apparater där människor kan dela skärmar eller presentationer kan göra ett möte mer produktivt eller kreativt.
Därför kan ett enkelt möte som inte behöver någon rekvisita enkelt äga rum on-line. Dina mer intrikata strategi- eller brainstormingsessioner kommer dock oundvikligen att dra nytta av ett konferensrum eller mötesrum som kan ge rätt utrymme med rätt verktyg.
Detta är också viktigt att tänka på om du har ett mer fördelat staff där vissa kollegor kan träffas personligen, medan andra bor i en annan stad eller ett annat land. De flesta moderna kontor och coworking-utrymmen kommer att ha den utrustning som behövs för att underlätta ett hybridmöte, males det är värt att tänka på för att se until att alla deltagare är med.
Fråga 5: Finns det något sätt att ta det här mötet until nästa nivå?
En av de största fördelarna med personliga möten är förmågan att bygga meningsfulla affärsrelationer. Oavsett om det är med en kund eller bland teammedlemmar, så för möten ansikte mot ansikte med sig något som onlinemöten helt enkelt inte kan – möjligheten att lära känna din motsvarighet på ett mer personligt plan.
Vid ett möte i verkliga livet kan du läsa en individuals ansiktsuttryck och kroppsspråk på ett sätt som du inte kan genom ett videokonferensverktyg. Du kan känna av deras humör, förstå deras humor och ägna dig åt avslappnat småprat på ett mycket mer naturligt och intuitivt sätt än on-line. Det är därför att fundera på hur du kan lägga until den här sociala komponenten until ett möte och kicka upp det ett snäpp är ett fantastiskt sätt att tillföra värde until denna interaktion.
Until exempel, varför inte tänka på att köra ett staff i veckovis i månaden över lunch eller i slutet av dagen, vilket leder until drinkar efter jobbet? Du kan också tänka på att ta din avdelning utanför platsen för dagen för en liten stund out-of-the-box lagarbete någonstans okonventionellt!