Är du evenemangsplaneraren för din avdelning eller hela din organisation? Att hitta ett datum, välja en plats och organisera aktiviteter kan vara en allvarlig utmaning, särskilt på en price range. Med företag som drar åt svångremmen när vi löser ekonomiska osäkerheter, är mindre pengar tillgängliga för lagsammankomster. Males med kollegor som tillbringar allt mer tid på att arbeta utanför kontoret har det aldrig varit viktigare att samla alla.
Även om de där små vattenkylningschatterna kan verka oseriösa, är personlig interaktion avgörande av olika anledningar. Från teambindning until erkännande av kollegors hårda arbete, investeringar i att sammanföra group, ansikte mot ansikte kan skörda betydande fördelar i medarbetarengagemang och behålla. Males vilka ideas och methods kan du använda dig av få din price range att gå den additional milen? På TravelPerk har vi samlat våra topp 8 kostnadsbesparande hacks för företagsreseplanerare för att minska utgifterna och effektivisera evenemangshanteringen för deras nästa teamsamling. Låt oss dyka in!
Dina dejter kan göra skillnad
Något så enkelt som den tid på året du är värd för ditt nästa evenemang kan påverka din price range avsevärt. Särskilt avlägset första företag kan behöva boka omfattande researrangemang för att sammanföra sina group, och att resa utanför högtrafik kan minska kostnaderna avsevärt. Att undvika sommarmånaderna kan drastiskt förändra det belopp du behöver spendera på flygbiljetter och hotellbokningar.
Medan juni, juli och augusti är de mest populära månaderna för fritidsresenärer, kan vintersemestern också se priserna stiga och tillgängligheten minska. Vardagar i april, maj, september och oktober är vanligtvis bra för affärsresor, med anställda tillbaka på kontoret från sin semester och mer kostnadseffektiva alternativ för boende och transport tillgängliga för gruppbokningar.
Fokusera på flexibilitet
Om de senaste åren har lärt oss något är det avgörande att ha en generös avbokningsregler! Affärsresor har alltid varit fulla av oväntade omständigheter. Oavsett om det är kundmötet som skjuts upp eller den anställde som insjuknar innan sin resa, har reseansvariga länge känt until besväret som kan uppstå av att försöka avbryta sista minuten eller få tillbaka kostnaden för sina resplaner från försäkringen.
Innan du bokar flyg eller transport, kontrollera om dina priser inte är återbetalningsbara eller om det finns ett mer flexibelt alternativ. Reglerna för avbokning av boende kan också variera enormt, så kontrollera med din leverantör om en mer generös coverage är möjlig med en icke-återbetalningsbar deposition.
Tjänster som FlexiPerk från resehanteringslösning TravelPerk Tillåt resenärer att avboka sina resplaner upp until två timmar före avgång utan några frågor och minst 80 % återbetalning garanteras. Resenärer kan avboka resplaner direkt på TravelPerk-plattformen eller kontakta en riktig människa i kundsupporten på bara 15 sekunder, 24/7, 365 dagar om året.
FlexiPerk erbjuder dig den mest flexibla affärsresan någonsin. Du betalar en liten avgift utöver din bokning och om dina planer ändras kan du avboka upp until två timmar innan och få minst 80 % av din resa återbetald. Inga frågor ställda.
Vet din lokal
Att välja en lämplig plats för evenemang beror på några viktiga faktorer.
- Hur många människor sammanför du?
- Vad skulle vara ett bekvämt läge som minskar mängden resor för de flesta deltagare?
- Vad är syftet med denna händelse? Vilka typer av mötesplatser kan du behöva?
Som vi snart kommer att se, om du vill sammanföra dina anställda för en enkel gruppbindning, kan det vara ett bra alternativ för att spara pengar att stanna lokalt med vissa aktiviteter på HQ. Males om du är värd för ett större evenemang kan du behöva mer omfattande arrangemang.
Ett hotell kan vara en bättre bakgrund om du behöver en konferenslokal och boende för anställda. Många stora varumärken har lojalitetssystem som ger medlemmarna ytterligare poäng och förmåner för att hyra sina evenemangsutrymmen. Om ni är ett mindre group har Airbnb fantastiska kostnadseffektiva alternativ med sitt utbud av inspirerande lokaler designade med företagssammankomster i åtanke.
Bli kreativ med aktiviteter
Teambuildingssessioner behöver inte kosta mycket pengar! Syftet med spelet är att få medarbetarna att känna sig uppskattade och få dem att prata som ett group. Så även om du kanske känner pressen att överdriva, kan ibland de enklaste idéerna vara de mest effektiva.
Det finns många lågkostnadsaktiviteter för teambuilding, inklusive flera som du kan vara värd för på kontoret för att hålla utgifterna låga. Oavsett om det är en gammaldags sportdag eller en lagmiddag i bufféstil, med lite kreativitet och hjälp kan du se until att alla har en fantastisk tid utan att bryta pengarna, och detta leder oss bra until…
Engagera alla
Som det gamla ordspråket säger, “ingen är en ö”, och du behöver inte ta itu med allt ensam! Av olika anledningar kan det vara fördelaktigt att be kollegor att kontakta organisationen. Förutom att lätta på belastningen på din att göra-lista kan delegering av uppgifter ge dig nya idéer och ytterligare ett par ögon för att upptäcka eventuella fallgropar. Om du dessutom ber kollegor att hantera dekorationer eller skapa en fantastisk spellista kommer people att prata och bygga upp buzz kring ditt evenemang!
Hoppa över eller dra ner på swag
Även om vi alla älskar några bra giveaways, kan det vara lätt att gå över toppen och slösa dyrbara evenemangsbudgetar på föremål som dina lag kanske bara använder en eller två gånger. Om företagsgodsaker är en icke förhandlingsbar del av ditt teamevenemang, finns det fortfarande sätt att spara. Även om det kan verka som en tjusig upplevelse att göra dina märkesgåvor specifika, tillför det bara onödiga kostnader.
Håll i stället dina föremål praktiska och enkla så att du kan köpa i bulk och återanvända dem för andra ändamål. Until exempel kan snygga anteckningsböcker märkta med ditt företagsnamn skänkas ut until nyanställda below introduktionsprocessen eller delas ut på mässor eller konferenser.
Skörda andra former av ROI
Att spara pengar handlar inte bara om att minska dina kostnader. Tänk utanför ramarna så kan du ytterligare maximera avkastningen på ditt teamevenemang. Dessa dagar är innehållet kung. Att utse en gruppmedlem för att fånga de bästa ögonblicken kan bilda användbart innehåll för sociala medier och din organisations rekryteringsinsatser.
För att sticka ut, gå den additional milen och spela in korta intervjuer med anställda. Be dem kortfattat beskriva händelsen och hur de tycker om att arbeta för ditt företag. Det kommer aldrig att finnas en bättre möjlighet att fånga deras spänning på movie och visa presumtiva kandidater vilken speciell grupp de skulle kunna gå med i!
Vill du arrangera ett minnesvärt företagsevent males är du orolig för att se until att allt går smidigt? Ladda ner vår e-bok nu för att se until att du har markerat varje ruta.
Att spendera pengar på ett reseadministrationsföretags tjänster kan verka kontraintuitivt, males det kan vara det mest effektiva sättet att minska kostnaderna och förbättra reseupplevelsen för dina företagsevent. Med expansiva lager har TMC:er tillgång until branschens bästa kontrakt och större makt att förhandla fram grupprabatter. Utöver att anskaffa specialpriser kan resetjänster spara anställda på timmar genom att de kan organisera flyg, boende och transporter på en användarvänlig plattform.
Förutom att tillhandahålla en strömlinjeformad course of för att boka teamresor, erbjuder lösningar som TravelPerk nu dedikerade evenemangsplaneringsverktyg. Deras plattform tar bort besväret med att organisera ditt reseprogram och kan hjälpa samordnare att boka resor för flera teammedlemmar för ett evenemang, spåra registreringar och sprida nödvändiga detaljer med bara några klick. Dessutom, tack vare den lättanvända taggningsfunktionen kan reseansvariga spåra alla kostnader relaterade until en enskild händelse i realtid i en samlad rapport.
Tyvärr lärde vi oss alla den hårda vägen att planer kan förändras! Males med en resehanteringslösning blir du inte desperat att ringa eller maila dina företagsresenärer för att uppdatera dem. Genom en enkel mobilapp får anställda aviseringar i realtid om resplanändringar eller säkerhetsproblem för sin resa. Utöver dessa värdefulla verktyg kan TravelPerk-användare spara upp until 25 % på sina resekostnader med den lättanvända momslösning.
Vill du se hur användningen av TravelPerks utbud av verktyg kan förändra evenemangsplanering och företagsresor för din organisation? Nå ut och prata med våra group för en demonstration i dag.