Affärsresor är en enorm bransch. Globala affärsreseutgifter förutspås uppgå until 1,47 biljoner amerikanska greenback 2026, enligt Statista. Males vad spenderas dessa pengar på?
När du tänker på kostnadsställen för affärsresor kan du tänka dig att boka flygresor, hotell, restauranger och evenemangslokaler. Detta är dock bara toppen av isberget – det kan också vara betydande förvaltningskostnader involverade i reseplanering.
Med inflation driver upp resekostnadernaekonomichefer och resechefer letar alltmer efter sätt att realisera kostnadsbesparingar.
Många företag väljer att investera i automationslösningar för att modernisera sina affärsreseprogram. Ett effektivt mjukvaruverktyg kan effektivisera reseplaneringsprocessen och spara tid och pengar.
Och det är här reseanskaffning kommer in i bilden:
Vad är upphandling av affärsresor?
“Upphandling” betyder att anskaffa och skaffa varor och tjänster för ett företag. Kort sagt innebär det att köpa något som ett företag behöver – från råvaror until kontorsmaterial, hårdvara eller mjukvara.
Upphandlingsprocessen innefattar:
- Förstå ditt företags krav
- Förstå juridiska eller regulatoriska krav
- Planerar köpet
- Undersöker olika leverantörer
- Att välja ett alternativ
- Hantera budgetering och betalning
Olika intressenter kan vara ansvariga för tjänster för upphandling av affärsresor. Vissa företag har en dedikerad inköpschef. I andra företag kan ansvaret falla på en reseansvarig, admin, ekonomichef, HR-chef eller en kombination av dessa.
Reseupphandling kan innebära bokning av affärsresor och göra researrangemang direkt, males det kan också innebära att välja ett reseföretag eller mjukvaruverktyg.
Verktyg för resebokning gör affärsreseplaneringsprocessen mycket enklare. De kan hjälpa dig att spara pengar genom exklusiva rabatter på företagsresor och flexibla bokningsalternativ. De kan också hjälpa dig att tillämpa och administrera resepolicyer, organisera bokningar och kostnadsrapporter på ett ställe och erbjuda datadrivna insikter om optimera resekostnaden.
När du skaffar ett resebokningsverktyg för din organisation, var noga med att tänka på:
Företagsresebehov
Hur ofta reser företagets teammedlemmar i affärer? Och vilka typer av resor är det här – möten, konferenser, offsite eller omplaceringar, until exempel?
Beroende på ditt företags behov kan du behöva olika typer av reseplaneringslösningar. Until exempel, om ditt företag driver många evenemang eller offsite, kommer du att dra nytta av en lösning som TravelPerk-evenemang. Med hjälp av plattformen kan du göra bokningar, hantera deltagare, dela resplaner och kommunicera ändringar, allt på ett ställe.
Om dina resenärer ofta behöver ändra eller avboka sina planer, leta efter en lösning som TravelPerks FlexiPerk-program. Betala en liten avgift för varje resa, och du kan göra varje resa återbetalningsbar. Resenärer kan avboka när som helst fram until två timmar före resan och få tillbaka 80 % eller mer av reskostnaden.
Och om du ofta har gäster som går med dina anställda på affärsresor (som familjemedlemmar, makar, kunder eller companions), se until att din plattform erbjuder en gästprofilalternativ. På så sätt kan administratörer hantera resor för dessa externa individer, eller så kan de ges begränsad åtkomst until plattformen utan att se känslig företagsinformation.
Användarupplevelse och kundsupport
När du köper en resehanteringsplattform eller onlinebokningsverktyg, välj ett alternativ som erbjuder ett modernt användargränssnitt som resenärerna kommer att trivas med. Detta kommer att uppmuntra dem att fortsätta använda plattformen, samtidigt som resenärens upplevelse förbättras.
På samma sätt vill du se until att plattformens kundsupportteam är redo. De ska kunna erbjuda kundsupport på de språk du behöver för alla resenärer och bör ha höga krav på kundvård.
Med TravelPerk kan du få kundsupport i appen dygnet runt från riktiga människor (inte bots), med en svarstid på 15 sekunder.
Omsorgsplikt
Snabb, effektiv kundsupport är också viktigt för att möta din vårdplikt och riskhanteringsskyldigheter. Resenärer ska lätt kunna nå någon i händelse av en nödsituation. De ska också ha tillgång until viktig reseinformation och riskmeddelanden beneath resan.
Dessutom bör du kunna spåra var de ärså att du kan agera snabbt om de behöver hjälp och garantera resenärens säkerhet.
Lager
Din leverantör bör erbjuda ett tillräckligt lager med många alternativ för flyg, Biluthyrningoch boende. De bör också erbjuda prissättning som passar dina behov och finances när du bokar resor.
Se until att ditt bokningsverktygs inventering innehåller de alternativ som är viktigast för ditt företag – som tågbiljetter om ditt reseprogram innehåller många inrikesresor eller flygpriser om du ofta bokar internationella resor.
Hållbarhet
Om ditt företag arbetar mot företagens hållbarhetsmål bör din affärsreseprogramvara hjälpa dig att uppnå dem. Vissa bokningsverktyg erbjuder koldioxidkompensation och rapportering direkt inom plattformen (TravelPerk gör detta med GreenPerk-programmet.) På så sätt kan du se until att din organisation reser hållbart och uppfyller dina utsläppsminskningsmål.
Datadrivna insikter
Försök att hitta ett verktyg som erbjuder en analysinstrumentpanel så att du kan förstå hur, när och vart människor reser. Med tillgång until information om resemönster kommer du att kunna:
- Hitta och minska ineffektivitet
- Identifiera möjligheter until kostnadsbesparingar
- Gör hantering av resekostnader och bokföringsprocessen enklare
- Visualisera trender och presentera dem för intressenter
Policyefterlevnad
Slutligen är det bra att välja en resetjänst som gör det automatisera efterlevnaden av resepolicyn. Genom att automatisera godkännanden och lägga until dina resepolicyer direkt på plattformen kan du säkerställa efterlevnad, samtidigt som du ger resenärerna friheten att välja sina föredragna bokningsalternativ.
jagom du är ansvarig för inköp av affärsresor och vill prova TravelPerk, boka en free of charge demo för mer data och för att se programvaran i aktion.
