Om du är någon som reser regelbundet i arbetet, är det möjligt att du har blivit ombedd att betala för affärsresor i förväg med dina egna pengar tidigare. Vi känner din smärta!
Du skulle inte tro hur många företag som ber sina anställda att göra detta. Det är inte bara ett enormt besvär för dig, det kan också vara skadligt på flera sätt för företaget i fråga.
Tyvärr finns det inga regler mot att företag gör detta, males det finns lösningar.
Innan vi diskuterar dessa dock, låt oss dyka djupare in i varför detta är ett sådant downside.
Varför är detta ett downside?
Av vår egen erfarenhet kan företag som inte har en resehanteringslösning på plats kommer mycket ofta att be anställda att betala affärsresekostnader i förskott ur egen ficka. För dig som är affärsresenär och för företag som arbetar på detta sätt kan detta orsaka alla möjliga downside.
För affärsresenärer
Besvär
Låt oss inse det, att själv betala för flygbiljetter, tågbiljetter, hotellrum, marktransporter och andra resekostnader orsakar all slags stress.
Först måste du slösa tid på att leta efter bokningsalternativ som ligger inom ditt företags kostnadspolicy. Då behöver du hålla reda på vad dina faktiska utgifter är, organisera fakturor och förmodligen lämna in en utgiftsrapport. Sedan måste du vänta på att personalen verkligen bekräftar din kostnadsersättning och återbetalar dig.
Allt detta tar upp värdefull tid som du kan använda för att utföra verkligt arbete.
Ekonomisk press
När din arbetsgivare ber dig att betala för affärsrelaterade utgifter med dina personliga medel, kan det också orsaka oönskad – och ibland ohanterlig – ekonomisk press.
Vad händer om du inte har råd att betala ur egen ficka för dessa utgifter vid tillfället? Affärsrelaterade resor brukar inte vara billiga. Flygbiljetter, hyrbilar, mat, oförutsedda utgifter som dricks och taxibilar. Allt läggs ihop, och speciellt på senare tid med inflation och levnadskostnadskrisendet är helt rimligt om du bara inte har pengarna på ditt bankkonto för att betala för företagsresor i förväg med jämna mellanrum.
Att använda ditt personliga kreditkort/kontantförskott för att betala för arbetsrelaterade resor kanske inte heller är ett alternativ av olika anledningar, så uppenbarligen är den här metoden att betala för affärsresor ur fickan inte idealisk för anställda.
Det kan vara skadligt för företag också.
För företag
Ineffektiv
Oavsett om det är ett litet företag eller ett stort företag är det ineffektivt att få anställda att betala för anställdas resor och täcka sina utgifter senare.
Detta innebär att redovisa ett stort antal fakturor från flera anställda, där ekonomichefer ofta måste jaga enskilda medarbetare för varje faktura. Detta är ett enormt slöseri med tid. Tid som skulle kunna ägnas åt mycket viktigare (och lönsammare) saker.
Upprätthålla företagets coverage
Om ett företags anställda bokar sina egna resor på konsumentwebbplatser kan det vara mycket svårt för företaget att genomföra sin företagsresepolicy på rätt sätt. Det är troligt att anställda ibland väljer alltför dyra flygbiljetter och hotellrum och går längre än fastställda resepolicyer.
Detta kan mycket lätt göra att budgeten som avsatts för affärsresor överskrids.
Anställdas (miss)nöjdhet
Som du säkert vet kan alla downside med att använda dina egna pengar för affärsändamål orsaka en hel del missnöje.
Om företag vill hålla sina anställda glada och bekväma måste de börja göra saker annorlunda.
En bättre lösning för alla
Är du irriterad över att behöva betala för tjänsteresor i förväg och du vill göra något åt det är det nog bäst att du går until din chef med en färdig lösning. En som kommer att gynna både dig och ditt företag på flera sätt. Här är varför TravelPerk är det perfekta alternativet:
- TravelPerk är en trendy konsumentklassad lösning för att hantera alla aspekter av affärsresor. Bokning, hantering, rapportering, utgifter och allt däremellan, allt täcks av TravelPerk.
- Ditt företag kan enkelt ställa in sin resepolicy med TravelPerk genom att ställa in reglerna och processerna inom plattformen. Det betyder att alla bokningsalternativ utanför ditt företags resepolicy kommer att vara tydligt flaggade. Du kommer fortfarande att kunna välja dessa alternativ om du vill, males du måste få godkännande från lämplig individual inom ditt företag för att göra det. Allt detta kan göras genom TravelPerk-plattformen, vilket gör det enkelt för dig att alltid göra bokningar som ditt företag är nöjd med.
- TravelPerk låter din resechef enkelt se, spåra och hantera alla företagets resenärdata i realtid. Detta innebär att du inte längre e-postar fram och tillbaka och att du inte slösar bort din dyrbara tid.
- Centraliserad fakturering möjliggör också omedelbara fakturor efter varje bokning, och anpassade rapporter som beskriver alla resenärs utgifter. Så att jaga individuella fakturor kommer att vara ett minne blott.
- Med världens största lager av resetjänster garanterar TravelPerk att ditt företag alltid kommer att få de bästa företagspriserna på marknaden. Så ditt företag sparar pengaroch du får ett oöverträffat utbud av transport- och boendealternativ.
- Bland andra fördelar, om ditt företag väljer TravelPerk som sin resehanteringslösning, kommer du aldrig att behöva betala för affärsresor ur egen ficka igen!
Om du vill lära dig mer om hur TravelPerk kan göra livet enklare för dig och göra ditt företag mer effektivt och lönsamt är du välkommen att begär en demo i dag.