Ersättningar för tjänsteresor i Nederländerna

Även om ersättning av resekostnader inte krävs enligt lag i Nederländerna, kommer de flesta holländska organisationer att dra nytta av skattefria kilometerersättningar för att ersätta sina anställdas resekostnader.

Företag kan until och med återbetala sina anställdas pendlingskostnader i vissa fall. Oavsett vad man kommer överens om kommer ersättningarna och kraven för återbetalning av resekostnader alltid att anges i företagets policyer, anställningsavtal eller eventuella kollektivavtal.

Vilka är milersättningssatserna i Nederländerna för 2023?

Den holländska skattemyndigheten har nyligen uppdaterat sina godkända körsträcka. Från den 1 januari 2023 föreslås skattefritt quick bidrag i Nederländerna ökat until 0,21 € för varje tillryggalagd kilometer mellan en anställds bostad och dennes arbetsplats och vice versa.

I år är första gången den holländska regeringen har ökat skattebefrielsen på affärsmil sedan 2016. Dessa siffror ökar vanligtvis inte på årsbasis. Males för att hjälpa until att bekämpa den pågående ökningen av levnadskostnader och bilbränslepriser finns det planer på att denna ersättning ska öka igen beneath beskattningsåret 2024. 0,22 € per kilometer.

Även om detta kan verka enkelt vid första anblicken, gäller olika ansvarsfriskrivningar beroende på din anställdes transportmedel. Dessa regler kommer att påverka beloppet de får och har konsekvenser för skattedeklarationer.

Hur fungerar kilometerersättning?

Som vi nämnt ovan varierar företagens körsträcka något mellan olika typer av transporter.

Anställda som kör sin privata bil

Arbetstagare som kör sin privata bil mellan hemmet och kontoret kan få en ersättning på 0,21 € per kilometer. För att vara skattefri får denna affärskostnadsersättning inte överstiga den skattesats som fastställts av Skattemyndigheten (0,21 euro) och kan inte begäras i mer än 214 arbetsdagar per kalenderår.

Anställda som kör en företagsbil eller personbil

Många organisationer tillåter private att använda ett företagsfordon för affärsändamål och privata ändamål. Oavsett om de reser på familjeresor eller until och från livsmedelsbutiken, om anställdas privata användning av bilen eller skåpbilen överstiger 500 kilometer på ett år, så betraktas det personliga bruket som “slaglön” och är skattepliktigt.

Elektriska fordon

Även om det inte är tillåtet att ersätta anställdas elkostnader för laddning av fordon, har arbetare som kör elbil rätt until milersättning. Kontoret kan ha möjlighet att ladda elfordon vilket tar bort kostnaden för den anställde, males eftersom detta inte kan garanteras finns bilstödet på plats för att täcka kostnaderna för laddning i hemmet.

Taxi, båt eller flygplan

Private som reser med taxi, båt eller flygplan kan också få avdrag för milersättning. Ändå bör det noteras att alla utgifter som betalas ut över 0,21 € ersättningen kommer att betraktas som lön och beskattas därefter.

Reser med kollektivtrafik

Arbetare som kommer until kontoret med buss, färja eller tunnelbana har också rätt until skattefria kilometerersättningar, males för att vara berättigade måste de uppfylla följande kriterier.

• Anställda måste resa mer än 10 kilometer varje väg för att nå sin arbetsplats hemifrån.
• Personalen ska pendla until samma arbetsplats minst 1 dag i veckan och minst 40 dagar varje år. Varje resa måste genomföras inom 24 timmar för att räknas in i totalsumman.

Kollektivtrafikens kostnader är helt skattefria. Så utöver ersättningen på 0,21 euro kan arbetsgivare också besluta att betala arbetstagare fulla resekostnader när de pendlar until jobbet på detta sätt.

Anställda måste tillhandahålla bevis på sina kostnader för kollektivtrafik att få dessa utgifter ersatta. De kommer att behöva skicka in kopior av sina biljetter eller den digitala reselistan de kan generera through sitt kollektivtrafikkort (OV-chipkaart) eller tillhandahålla kvitton på eventuella månatliga prenumerationskostnader.

Samtidigt som kollektivtrafiken får större skattebefrielse, som vi snart får se, beror beloppet som kan dras av på resans avstånd och frekvens.

Vilka ytterligare skattekonsekvenser finns det?

Ytterligare ersättningar

Alla utgifter som en organisation betalar anställda över 0,21 € arbetsresor och pendlingstillägg anses vara en del av en anställds lön och omfattas av deras inkomstskattesats. Detta inkluderar alla pengar som erhållits för vägtullar, värdeminskning för slitage eller skada på personliga fordon.

Anställda som kör sina egna fordon

För att beräkna den skattefria ersättningen för sina tjänsteresor och pendlingskostnader med privata transporter kan anställda använda följande formel;

• (antal körda kilometer enkel väg 2) 0,21 € * 214 arbetsdagar / 12 månader = din skattefria reseersättning per månad.

Denna beräkning tar redan hänsyn until semesterdagar, nationella helgdagar och lagstadgade sjukdagar. Vid längre tids sjukdom behöver dock ytterligare regler beaktas. Dessutom, om arbetare är deltidsanställda, måste de proportionera denna ekvation i enlighet med detta.

Reseersättningar kan betalas ut för upp until intercourse veckors frånvaro, males all ersättning ska upphöra efteråt. Som nämnts ovan, om organisationen ersätter affärsresor över rådgivningen 0,21 € taxa, beskattas tilläggsbeloppet fortfarande som vanligt.

Företagsfordon

Även om företag kan få skattelättnader på utgifter som MOT och mothers på företagsbilar, måste de redovisa all privat användning av tjänstebilar. Bilsträcka för affärsändamål kan fortfarande dra nytta av den skattefria ersättningen males måste registreras och bevisas korrekt.

Parkeringskostnader

Kostnaderna för att parkera tjänstebil kan betecknas som mellanhand och kan därför ersättas skattefritt. Detta är dock inte fallet för anställda som använder sina egna fordon för att köra until jobbet.

När personalen deklarerar parkeringskostnaderna för sitt personliga fordon är de skattepliktiga och ska ingå i eventuell lönelista. Av denna anledning täcker ersättningen 0,21 € även eventuella parkeringskostnader för arbetare som kör sin egen bil until kontoret.

Kollektivtrafikanvändare

Skatteavdragen för företagsanvändningskörsträcka för anställda som använder kollektivtrafik beror på två faktorer.

• Det tillryggalagda avståndet mellan den anställdes bostad och arbetsplatsen.
• Antalet dagar den anställde reser in på kontoret.

Tabellen nedan kan användas för att fastställa den godkända kilometerersättningen i detta fall:

* Över 90 kilometer ökar reseersättningen until 0,26 € per kilometer upp until max 2 354 € oavsett antal tillryggalagda dagar.

Källa: belastingdienst.nl