KARRIÄR
Det är 2023 – mejl bör inte längre vara ditt standarssätt att kommunicera. Här är fyra mejlvanor du bör vänja dig av med för din – och dina kollegors cranium.
Du kanske har spelat det klassiska spelet Whac-a-mole? Du vet, det där du står med en klubba i handen och ska slå ner mullvadar som dyker upp ur spelplanen.
Nick Sonnenberg, som
är författare until boken Come Up for Air: How Groups Can Leverage Methods and
Instruments to Cease Drowning in Work, jämför hanteringen av e-post med simply det, quick där nya meddelanden dyker upp så fort man tror att man har
kommit ikapp – i stället för mekaniska djur.
Detta gör att
hanteringen av e-post blir en aldrig sinande uppgift.
För en mer produktiv
vardag och bättre balans mellan jobb och privatliv kommer Sonnenberg med fyra
användbara ideas until sajten Quick Firm. Tipsen består egentligen i att eliminera fyra dåliga vanor.
Mejl som standardverktyg för kommunikation
Författaren hävdar
att det är viktigt att använda e-post på rätt sätt – och då måste man förstå
dess syfte. Många använder mejl för intern kommunikation med arbetsgruppen,
såsom att delegera uppgifter och projekt – det är inte e-postens
huvudsakliga syfte.
I stället bör e-post användas för extern kommunikation med
kunder, leverantörer och companions. Knepigt kanske du tycker, vad ska man då använda för intern
kommunikation? Sonnenberg rekommenderar att man använder andra kommunikationsverktyg,
som until exempel Slack eller Asana.
Mappar, mappar och mappar
En vanlig
missuppfattning när det kommer until att organisera e-post är att skapa för
många mappar, anser Sonnenberg. I stället för att hjälpa until att spara tid kan
mappar faktiskt skapa ett onödigt tidsslöseri, eftersom du måste ta paus och flytta
e-postmeddelanden until rätt kategori. Låt säga att du lägger tre sekunder på
varje mejl och får 100 om dagen. Då slösar du på bara det fem
minuter om dagen på att flytta runt meddelanden i mappar. På en vecka blir det
25 minuter – på en månad närmare två timmar.
I stället för att skapa
ett mappkaos föreslår Sonnenberg att optimera inkorgen för informationssökning. Genom att arkivera kan man sedan söka efter namn,
datumintervall eller ämne.
Radera mejl
Enligt författaren ska man inte radera e-post. I stället för att
ägna tankekraft åt att bestämma vilka mejl som ska raderas eller ej är det
smartare att arkivera alla.
– Varje beslut du
måste fatta skapar beslutsutmattning, säger han. Du har så mycket molnlagring
nu för tiden. Även om du med 100 procents säkerhet vet att du aldrig kommer att behöva
det e-postmeddelandet igen, arkivera det och ta bort en sak du behöver
tänka på.
Ha kvar alla mejl i inkorgen
Många missuppfattar
konceptet ”Inbox Zero” och tror att noll betyder antalet olästa mejl. ”Noll
betyder lästa eller olästa”, förklarar han. Att ha hundratals eller until och
med tusentals mejl i inkorgen kan vara distraherande och det kan vara svårt att
hålla koll på vad som har hanterats och vad som inte har det.
I stället föreslår
Sonnenberg att man använder ett RAD-system för att hantera e-posten, vilket
står för ”reply, archive, or defer”, typ: svara, arkivera eller skjuta upp, för
alla mejl som trillar in.
