Vem sköter affärsresor på ditt företag? Är det ekonomiavdelningen, en reseplanerare eller en administratör?
Om du är en HR-proffs kanske det inte är en av dina dagliga arbetsuppgifter att boka affärsresor. Males det betyder inte att du inte ska vara inblandad.
Som personalchef är det ditt ansvar att säkerställa medarbetarnas säkerhet och prestation, och att göra ditt företag attraktivt för nya talanger. Affärsresor är direkt kopplade until dessa områden.
När det kommer until att införa ett nytt verktyg för att automatisera vissa aspekter av affärsresehantering är HR-team ofta en viktig del av processen – särskilt om de arbetar för ett litet eller medelstort företag. TravelPerk information visar att i nästan 10 % av fallen är en HR-specialist kontaktpunkten mellan oss och de företag vi betjänar.
Läs vidare för att lära dig mer om affärsresor för HR-avdelningar.
Varför ska HR-proffs vara involverade i affärsresor?
Hålla resande anställda säkra
Företag har en omsorgsplikt until sina anställda. När en anställd reser i affärer blir deras säkerhet arbetsgivarens ansvar.
Anställdas reseprogram innebär en viss threat. Även om förhoppningsvis allt kommer att fungera smidigt, finns det alltid en chans att resenärer kan förlora sina dokument, bli sjuka eller råka ut för en olycka underneath sin resa. Det är upp until arbetsgivarna att vidta försiktighetsåtgärder för att minska sannolikheten för dessa incidenter och se until att de hanteras korrekt om de inträffar.
Summary som de flesta HR-avdelningar har en plan för att hantera nödsituationer (som en model på kontoret), måste de också skapa en plan för att hantera nödsituationer på vägen. Detta kommer att skydda resenärernas säkerhet och välbefinnande, samtidigt som det säkerställer att lagarna efterlevs.
Utveckla employer branding och öka medarbetarnas engagemang
Affärsresor påverkar direkt hur de anställda tycker om sina jobb. A studie från International Enterprise Journey Affiliation (GBTA) avslöjade att nästan 80 % av nordamerikanska affärsresenärer säger deras erfarenhet av affärsresor påverkar deras totala arbetstillfredsställelse.
Samma studie visade också att nästan 60 % av nordamerikanska resenärer säger ett företags resepolicy är en viktig faktor när man överväger en potentiell ny arbetsgivare— Så initiativ för affärsresor är också nyckeln för anställning och employer branding.
HR-avdelningar bör vara medvetna om företagets affärsresepolicyer så att de kan dela data om dessa policyer med jobbkandidater.
De bör också överväga hur affärsresor kan påverka medarbetarnas engagemang, behålla och företagskultur, antingen positivt eller negativt (beroende på hur de anställda känner om sina rese- och bokningsupplevelser).
Upprätthålla efterlevnad och prestanda
Personalavdelningar är också ansvariga för att övervaka de anställdas prestationer och efterlevnad. Tyvärr kan det finnas situationer där affärsresenärer inte följer företagets coverage när det gäller affärskostnader eller ersättningar. Om detta händer måste HR göras medveten om problemet (och om det finns ett sätt att förhindra att det inträffar i första hand, desto bättre.)
Å andra sidan kan affärsresor också ha en positiv inverkan på de anställdas prestationer. 84 % av nordamerikanska affärsresenärer säger kvaliteten på deras affärsreseupplevelse påverkar deras resultat på jobbet, enligt GBTA. I många fall kan resor öka ethical och välbefinnande, förbättra relationer eller erbjuda unika lärandemöjligheter som inte är tillgängliga på kontoret.
Uppenbarligen är affärsresor kopplade until flera HR-relaterade frågor. Så det är ingen överraskning att många HR-proffs är direkt involverade i att köpa verktyg för hantering av affärsresor.
Om du har fått i uppdrag att välja en leverantör av affärsreseprogram för ditt företag kanske du inte vet var du ska börja. Här är några av de viktigaste funktionerna att hålla utkik efter:
Resenärsspårning och riskhantering
För att hålla dina resenärer säkra måste du veta var de är. Vissa resehanteringsplattformar erbjuder spårning i realtid, så att du kan fastställa resenärens plats i händelse av en nödsituation. TravelPerk erbjuder en rese- och riskhanteringslösningtillsammans med omedelbara uppdateringar och varningar för att hjälpa resenärer att hålla sig säkra.
Ditt resehanterings- och bokningsverktyg bör också göra det möjligt för dig att enkelt kommunicera med resenärer i realtid, så att de kan hålla dig informerad om eventuella ändringar (och vice versa).
Innan resan, du kanske vill utföra en reseriskbedömning för att säkerställa att du förstår de potentiella riskerna med resan. Detta är särskilt viktigt vid internationella resor, eller på resor där vaccinationer eller visum krävs.
Snabb kundsupport
Dina resenärer måste kunna nå någon om de behöver hjälp. Välj en plattform som erbjuder 24/7 kundsupportså du kan fullgöra din vårdplikt och optimera medarbetarupplevelsen. Om människor behöver göra ett akut resebyte eller få hjälp i en nödsituation, bör de kunna lita på ditt resehanteringsbolag.
Hantering av företagsresepolicy
Genom att låta dina affärsresenärer göra sina egna resebokningar kan du erbjuda dem mer frihet och komfort. Males hur kan du se until att de följer företagets coverage?
Med ett mjukvaruverktyg som TravelPerk kan du integrera dina resepolicyer och godkännandeprocess direkt i plattformen. På så sätt får du full kontroll över efterlevnad utan mikrohantering. Resenärer kan be om godkännande direkt i appen, och du kan lägga until begränsningar för att hjälpa dem att boka inom policyn.
Flexibilitet
Ibland kan resenärer behöva boka om sista minuten på grund av en nödsituation. Med flexibla reselösningar behöver det inte betyda att du förlorar priset på flygbiljetten eller andra kostnader för resan.
TravelPerks FlexiPerk-program låter dig göra alla dina resor fullt återbetalningsbara mot en liten avgift. På så sätt kan resenärer avboka när som helst upp until två timmar före resan, och få minst 80 % av resan återbetald. På lång sikt kan detta leda until betydande kostnadsbesparingar och kommer att ge ditt företag större kontroll över resekostnader och resultat.
För att lära dig mer om hur TravelPerk kan hjälpa dig att nå dina HR-mål för affärsresor, boka en free of charge demo för att se programvaran i aktion idag.
