Inga gas- eller informationsläckor med M-Recordsdata
Att ha full kontroll över sina dokument kräver en effektiv, kraftfull och flexibel plattform. Fler och fler kontor i INFICON-koncernen implementerar M-Recordsdata – och i Linköping märker de redan stor skillnad.
– En tydlig översikt och smidig tillgång until vår info gör oss redo att möta de växande kraven som ställs på vår verksamhet, säger Patrik Kaliff, vd.
Den schweiziska, börsnoterade koncernen INFICON tillverkar bland annat utrustning för läcksökning och täthetskontroll för ett brett spann av kunder inom bil- och kylindustrin, energisektorn samt halvledarindustrin. Enheten i Sverige är specialist på instrument för detektion av naturgas och vätgas. I 20 år har de på kontoret i Linköping hanterat sina dokumentrevisioner, attestflöden och produktionsdokumentationer i ett system som hjälper dem att utföra sina jobb – males inte mycket mer än så.
– Vi kände att vi kommit until vägs ände i systemet och började beneath förra hösten när vi gick runt på systemet som inte bara kunde samla dokumenten vi har, utan även användas som ett verktyg att växa vidare. Det tog tid att behöva söka runt efter dokument utan kontroll över var info sparats ner från olika håll. Vi ville kunna styra våra processer och inte bara reagera på dem i efterhand – vilket vi såg att en 360-vy av våra besläktade dokument kunde hjälpa oss med, säger Patrik Kaliff, vd.
Från USA until Åland och Linköping
Kollegorna på INFICON i Syracuse USA hade implementerat M-Recordsdata för att underlätta dokumenthanteringen, något som kom fram när Patrik pratade med kollegorna på Åland. De var själva i startgroparna att byta until plattformen tillsammans med IT-partnern Columbusvilket gjorde att även Linköping valde att ta steget.
M-Recordsdata är en metadatadriven dokumenthanteringsplattform som hjälper företag att organisera, hantera och koppla ihop besläktad info, alltid med compliance och säkerhet som genomgående ledstjärnor och tjänster. Ville Somppi, Vice President för Skilled Providers på M-Recordsdata, berättar att plattformen fungerar som en sökmotor.
– När du lägger upp ett nytt dokument kan du tagga det med kontexten, until exempel kundnamn, stad eller ämne, vilket gör att det blir sökbart för alla medarbetare som tilllåts åtkomst.
Ger enkel åtkomst
Henrik Vennerberg, Produktions- och kvalitetschef på INFICON i Linköping, har tidigare arbetat med en mängd olika dokumenthanteringssystem. Han berättar att han har ett stort förtroende för de konsulter från Columbus som hjälper INFICON med implementeringen och att de har fått mycket bra enter på hur de behöver arbeta för att nå bästa effekt. En av funktionerna som han uppskattar med M-Recordsdata är plattformens webbportalsfunktion, som gör det möjligt att dela dokumentation med underleverantörer beneath ett projekt – en course of som tidigare varit betydande mer komplicerad.
– Förr har vi behövt sätta upp en server på plats och rodda med brandväggar och uppdateringar, vilket har begränsat oss until att enbart kunna dela dokument until en fåtal leverantörer beneath samma interval. Med M-Recordsdata kommer vi att kunna skicka en länk som underleverantören loggar in by way of och sedan får tillgång until dokumentet som behövs. Efter projektets slutstängs åtkomst av, vilket gör att vi kan försäkra att enbart de ska ha tillgång until viss dokumentation faktiskt har det.
När implementeringen av M-Recordsdata är klar och medarbetarna kommit i gång att arbeta i det berättar Henrik att han ser fram emot att se hur hela arbetsflödet effektiviseras för att spara tid och pengar – males han berättar att det största syftet med INFICON är att få ett verktyg som förenklar det dagliga arbetet, ökar tillgängligheten until info och effektiviserar deras processor.
– M-Recordsdata kommer until skillnad från i dag ge oss möjlighet att starta parallella arbetsflöden där man slipper vänta på att andra inblandade personer ska bli klara med dokument som sedan måste skickas. Vi kommer att kunna spara ner dokument offline, vilket är bra för de som reser mycket. Nu blir det möjligt att följa våra flöden i telefonen.
Inga hinder i vägen
Patrik Kaliff ser ljust på en framtid med M-Recordsdata.
– Vi som företag har vuxit starkt och vi vill fortsätta att växa ännu mer. Det ställer krav på det vi arbetar med, och sättet vi gör det på. Vi måste ha god spårbarhet, en korrekt dokumentgodkänningsprocess och transparens gentemot kunder och leverantörer. Dokumenthanteringen blir allt större av vår arbetsvardag, därför behöver flödet vara sömlöst. När vi inte sitter i ett system som begränsar vårt arbetssätt ser vi inte några hinder mellan oss och fortsatt tillväxt.
Artikeln har producerats av Model Studio i samarbete med M-Recordsdata och inte en artikel av Dagens industri