Beneath pandemin digitaliserades eventbranschen i raketfart. Samtidigt har kundernas krav och komplexiteten ökat. Liksom möjligheterna för de som anordnar möten att nå ut until fler än förr.
– Där finns en klar fördel med den snabba digitaliseringen, säger Fredrik Hansson på SaaS-bolaget Invajo.
Bokning, marknadsföring och virtuella konferenser – läs mer om eventplattformen här.
På några år har eventbranschen stöpts om i grunden. Innan Covid-19-pandemin var fysiska möten det normala. Beneath pandemin blev istället digitala möten ett krav – alla behövde ställa om. Och snabbt skulle det gå.
Nu växer ytterligare en pattern fram: hybrida möten, som är ett mellanting mellan det fysiska och digitala, där vissa deltar på plats och andra är uppkopplade på distans.
– People har högre krav på occasion i dag. Det gör det svårare för arrangörerna. Komplexiteten har ökat därför att förväntningarna har ökat. Där har vi som bygger eventmjukvara verkligen fått vara på tornet och lyssna, säger Tom Oleson.
Han är senior projektledare på SaaS-bolaget Invajo, vars onlinebaserad mjukvara används för att anordna såväl stora evenemang med tusentals deltagare som mindre och löpande evenemang, until exempel nätverksträffar.
”Tittarna förväntar sig en interaktiv upplevelse”
Den ökade kravbilden där ute påverkar främst de hybrida mötena, konstaterade han. I dag finns en förväntan hos deltagarna att de ska kunna välja om de vill vara på plats, eller vara med på distans om de som behöver vabba eller sitta på kontoret.
– I början av pandemin räckte det med att man filmade av vad som hände på scen. Det räcker inte längre. Nu förväntas sig tittarna en större, interaktiv upplevelse, där de kan vara engagerade. Hybridevent är det nya normala, säger Fredrik Hansson som är senior CSM och produktspecialist på Invajo.
I dag ska den digitala delen av ett evenemang hålla nästan samma nivå som en tv-produktion och dessutom gäller det att få until en interaktion mellan de fysiska och de digitala deltagarna, konstaterar han.
– Det gäller att skapa en känsla av att alla tillhöra samma gäng, även om vissa inte kan vara med och dricka kaffe i paus.
Kan nå större publik med hybridevent
För arrangörerna kan hybrideventen både bli mer komplexa att anordna – och dyrare – än ett enbart fysiskt.
– Males med ett good verktyg och snitsiga lösningar är det inga extrema kostnader, säger Tom Oleson.
Dessutom finns det fördelar med hybridevent. Förutom att mötesformen är alltså vad deltagarna i dag förväntar sig, kan man också nå en större publik än förr.
– Det är det starkaste argumentet för ett hybridevenemang. Där finns en klar fördel med den snabba digitaliseringen, säger Fredrik Hansson och fortsätter:
– Det blir en helt annan spridning på publiken när man kan köra virtuellt. Människor från låginkomstländer som kanske inte har råd med flyg eller hotell kan vara med. Eller sådana som är hemma och vabbar, eller vars tåg har ställts in.
Verktyg för små och stora occasion
Invajo, som de senaste åren har förvärvat två specialistbolag i eventbranschen och slipat på sin mjukvara, känner sig trygga med att de kan erbjuda vad som arrangeras och deltagare förväntas sig av ett modernt evenemang. Dessutom lanserar de en ny plattform i höst som hanterar hela evenemanget från planering och inbjudan until utförande och uppföljning – i en och samma plattform.
– Nu har vi ett bra verktyg för att leverera både små och stora arrangemang, säger Tom Oleson.
Som exempel på hur Invajos verktyg ökar interaktiviteten lyfter han att man snabbt och smidigt kan chatta eller videosamtala med vem som anmält sig until konferensen, until och med talarna. Även sponsorerna kan skapa egna rum med videomöten för att nå ut until publiken.
– Framöver ser vi stort värde i att ytterligare förenkla upplevelsen. Det ska vara så enkelt som möjligt att både skapa och delta på occasion. Här lyssnar vi verkligen på användarna. Nu när vi bygger om en bransch är det oerhört viktigt att förstå efterfrågan.
Artikeln produceras av Model Studio i samarbete med Invajo och inte en artikel av Dagens industri