För många företag är företagsresor en avgörande del av att göra affärer – males det är också svårt att hantera effektivt.
Om du är administratör eller reseansvarig vet du att det är komplicerat att planera affärsresor: att hitta de bästa priserna, samla in och logga alla fakturor, hantera ändringar i sista minuten, allt tar tid och resurser. Om du dessutom behöver hantera internationella resor blir din uppgift ännu mer komplex.
Och om du bestämmer dig för att delegera detta arbete until en resebyrå eller ett resehanteringsföretag måste du hitta rätt för ditt företag – vilket är en utmaning i sig.
I den här artikeln kommer vi att titta på de fyra bästa företagsresebyråerna i San Jose, Kalifornien och regionen (Santa Clara, Sunnyvale, San Diego), för att hjälpa dig välja den som bäst passar dina behov.
Funktioner att leta efter när du väljer ett reseföretag
Många resehanteringsföretag för företag i San Jose erbjuder reseteknik för att hjälpa until med bokningsprocesser eller har dedikerade agenter som hjälper dig att boka dina resor.
Tänk dock på att ett lokalt resehanteringsföretag med fysiska kontor inte nödvändigtvis är det lämpligaste alternativet för att hantera ditt företags affärsresebehov, eftersom det kanske helt enkelt inte har alla funktioner du behöver för att optimera ditt reseprogram.
Att välja ett reseadministrationsföretag som inte erbjuder alla funktioner du behöver lämnar dig tillbaka på ruta ett med alla samma begränsningar som du mött tidigare.
Nedan beskriver vi de viktigaste funktionerna du behöver hålla utkik efter när du jämför resehanteringsföretag som hjälper dig att spara pengar, skydda dina affärsresenärer och effektivisera hela ditt resehanteringsprogram.
- Omfattande reselager: Det är viktigt att det reseadministrationsföretag du väljer ger dig tillgång until omfattande inventeringar av transporter och boende, samt att du kan jämföra priser, datum och erbjudanden som bäst passar dina resebehov.
- Inbyggda arbetsflöden för godkännande: Att bädda in dina arbetsflöden för resegodkännande och resepolicy i ditt resehanteringsföretags plattform hjälper dig öka efterlevnaden av policyn och eliminerar behovet av att hantera resor och utgifter by way of långa e-posttrådar.
- Centraliserad fakturainsamling: Vissa resehanteringsföretag fungerar inte som en enda leverantör, vilket innebär att du fortfarande måste samla in och sammanställa fakturor från olika företag. Resehanteringsföretag som erbjuder ett system som samlar alla dina månatliga fakturor until en enda leverantörsfaktura kan spara mycket tid och krångel.
- Flexibla bokningsalternativ: Flexibla bokningsalternativ gör det möjligt för företag att ta emot eventuella ändringar i sista minuten av resedatum eller avbokningar efter bokning free of charge eller until en rimlig kostnad.
- 24/7 kundsupport: Oväntade händelser är oundvikliga i affärsresor, och du måste veta att ditt reseadministrationsföretag kommer att finnas där för att hjälpa dig om saker går fel. En snabb, lättillgänglig kundsupportfunktion är avgörande för att hjälpa dina resenärer att hantera eventuella downside som uppstår.
- Rapporteringsmöjligheter: Möjligheten att få tillgång until resedata som är uppdelad efter enskilda affärsresenärer, transportsätt, bokningstyp och avbokningar, hjälper dig att utföra betydande utgiftsoptimeringsaktiviteter.
De 4 bästa företagsreseföretagen i San Jose
Nu när vi har pratat om de viktigaste funktionerna att leta efter när du väljer en resebyrå, kommer vi att titta på de bästa företagsresebyråerna för företag baserade i San Jose för att hjälpa dig välja den som bäst passar dina behov, resepolicyer och price range.
1. TravelPerk
TravelPerk är en heltäckande resehanteringslösning som gör att du kan hantera alla aspekter av ditt företags affärsresor.
TravelPerk sätter resenärens upplevelse och självförvaltning i centrum, och ger både administratörspersonal och resenärer alla verktyg de behöver för att hantera affärsresor, inklusive riskhantering, enkla avbokningar och utgiftsrapporter i realtid.
Förra året, TravelPerk förvärvade USA:s affärsresespecialist Subsequent Journey för att få fotfäste i USA och ge sina amerikanska kunder det bästa stödet och resealternativen de kan få.
TravelPerk erbjuder flera fördelar för företag som vill förbättra resehanteringen:
- Vi har världens största lager som gör att du kan hitta och välja de mest bekväma alternativen för resenärer samtidigt som du sparar på kostnader
- Flexibel bokning med FlexiPerk gör det lättare att ändra resplaner, även i sista minuten: Du kan avboka en resa upp until 2 timmar före resan och du får minst 80 % av dina pengar tillbaka
- Resenärer får säkerhetsvarningar före och underneath sina resor
- Integrerad resepolicy och godkännandeflöden underlätta beslutsprocessen, förbättra efterlevnaden och se until att dina resenärer håller sig inom budgeten
- Centraliserad fakturering snabbar upp och förenklar fakturainsamlingen
- Kostnadsrapporter i realtid effektivisera utgiftshanteringen
- Koldioxidkompensation gör det möjligt för företag att göra företagsresor mer hållbara
- Integration med programvara från tredje half hjälper dig att hålla alla dina appar synkroniserade och få dem att utbyta data automatiskt (inklusive appar för kostnadshantering)
- Eventhantering hjälper fjärr- och hybridteam att planera möten och evenemang
Utöver allt det har TravelPerk 24/7 kundsupport där resenärer får ett svar inom 15 sekunder; enligt G2 recensionerkvaliteten har konsekvent imponerat på resenärerna och gjort det möjligt för dem att göra ändringar efter behov och minimera stress.
För att få veta mer om hur TravelPerk kan hjälpa dig att optimera affärsresor på ditt företag, kontakta oss för att boka en free of charge demo och se plattformen i aktion.
Se hur TravelPerk gör affärsresor stressfria
2. JALB-resor
JALB Journey är ett traditionellt resehanteringsföretag (TMC) baserat i San Jose.
Den är stolt över att vara en kvinnor och minoritetsägd resebyrå som också är ARC/IATAN-certifierad. Det erbjuder både affärs- och fritidsresehantering (inklusive kryssningsplanering) vilket också innebär att det inte är ett företagsföretag som är det första företaget i sin kärna.
JALB Journey erbjuder följande förmåner until företagskunder:
- 24/7 service
- Låga serviceavgifter
- Kreditupplysningar för att hålla reda på oanvända biljetter
- Detaljerade utgiftsrapporter
JALB Journey har dock inget självbokningsverktyg, vilket gör att resenärerna måste förlita sig på att företagets agenter bokar transport och boende åt dem.
Byrån erbjuder inte heller ett centraliserat fakturerings- och rapporteringsverktyg, inte heller tredjepartsintegrationer med andra kostnadsverktyg, vilket försvårar arbetet för administratörspersonalen. Dessutom finns det inga resevarningar för ändrade hälso- och säkerhetskrav på destinationsplatser.
3. Direktresor
Direct Journey är ett resehanteringsföretag med huvudkontor i Centennial, Colorado, som har två huvudgrenar: företagsresor och personliga upplevelser för fritidsresenärer (inklusive specialresor och kryssningar). Företagsresebranschen för Direct Journey täcker de flesta affärsresebehov. Det ger:
- Resekontohantering med ett proaktivt, konsultativt förhållningssätt
- En personlig reserådgivareupplevelse
- Proprietär reseöverensstämmelseteknologi för affärsresepolicyer
- Olika kostnadsoptimeringsfunktioner med kontraktsoptimering, hantering av oanvända biljetter och direkt besparingsdisk med mera.
Det är dock viktigt att notera att Direct Journey använder SAP Concur som deras onlinebokningsverktyg. Medan en strong plattform, SAP Concur har sina downsideockså, och är inte så användarvänlig som resenärer och administratörer skulle vilja att den ska vara – dessutom är dess reseinventering inte lika omfattande som TravelPerks och har inte lågprisbolag och Airbnb.
Dessutom har det inte ett flexibelt program med möjlighet att begära återbetalning för inställda resor.
4. Företagsresenär
Company Traveller är den sista utmanaren i vår lista över affärsreseföretag som betjänar organisationer i San Jose.
Det grundades i Storbritannien 1999 och är därför ett av de mer etablerade företagen inom affärsresebranschen; för närvarande är det verksamt i sju länder, inklusive staterna, och har lanserat Melon, sin plattform för självbokning on-line, säkerhetsinformation, rapportering, utgifter och policyhantering.
Några av de andra resetjänsterna som erbjuds är:
- Rabatterade resepriser
- 24/7 help och en dedikerad resebyrå
- Lösningar anpassade efter olika branschers behov
- Rapporter och verktyg som möjliggör hållbara affärsresor
- Spårning av utgifter och hantering av resepolicy
TravelPerk erbjuder dock bättre tredjepartsintegreringsfunktioner och ett bredare utbud av boende, flygbiljetter och biluthyrningsalternativ. Company Traveller gör det inte möjligt för dig att skapa olika profiler för gäster (dvs personer utanför ditt företag) och boka resor för dem.
Takeawayen
Om du vill optimera affärsresor på ditt företag har du ett antal alternativ att välja mellan — males kom ihåg att ett lokalt reseföretag i San Jose inte nödvändigtvis är det bästa valet och kanske helt enkelt inte erbjuder alla funktioner du behöver.
TravelPerk, å andra sidan, har ett enkelt och intuitivt gränssnitt och massor av funktioner som hjälper dig att effektivisera företagsresor, until exempel ett stort lager, en flexibel plattform för självbokning och en omfattande säkerhets- och riskhanteringslösning.