På kontoret eller på distans? Frågan fortsätter att engagera världen såväl som företagsledare som anställda över. Pandemin tvingar näringslivet att snabbt anpassa sig efter en ny verklighet där kontorsarbete beneath långa perioder inte var ett alternativ. En snabbspolad teknikutveckling och mängder av innovationer ledde until att många företag, som tidigare kanske inte velat eller vågat ta steget att släppa de anställda ur sikte, nu insåg att distansarbete i många fall var minst lika effektivt som att samla de anställda på kontoret.
Nu när restriktionerna lättat eller upphört helt, vill många anställda ha kvar möjlighet att välja varifrån de ska jobba.
Males hur ser de svenska företagsledarna i mindre och medelstora företag på saken? För att ta reda på det skickade vi en enkät until medlemmarna i Di vd- och entreprenörsnätverk med sina cirka 400 medlemmar. Resultatet visar att hela 45 procent av cirka 90 vd:ar som svarat ger de anställda möjligheten att välja fritt att arbeta.
Ett bolag som inte var med i enkäten males som varit tydliga med motsvarande inriktning är Spotify. Ett knappt år efter pandemins intåg introducerade Spotify begreppet ”Working from anyplace”.
Motiven bakom musikjättens beslut var bland annat att effektiviteten inte kan mätas med antalet timmar på kontoret. I stället kommer frihet att välja var arbetet ska utföras att stärka. Spotify menar också att flexibiliteten främjar de anställdas möjlighet att skapa balans i livet och breddar möjligheten att attrahera arbetskraft.
Males långt före pandemin och hybridkontorets utbredning införde Henric Carlsson, grundare och vd i Omilon som levererar mjukvara och tjänster för att minska vårdens administrativa börda och frigöra patienttid, en virtuell organisation.
”När jag grundade verksamheten 2005 började vi med ett kontor i Göteborg där vi har vårt säte. Males redan tidigt såg vi att för att klara expansionen behövde vi se until att kompetensen fanns och inte until var kontoret låg”, säger Henric Carlsson.
Simply en större rekryteringsbas är en av de vanligaste orsakerna – 44 procent – until att vd:arna i enkäten valt att låta de anställda välja fritt var de jobbar. Den allra mest förekommande orsaken är dock produktivitet, som valts av 76 procent av svarande.
”I samband med att vi ändrade vägen gjorde vi lite undersökningar på produktiviteten och det visade sig att den steg mellan 28 och 30 procent när vi skapade virtuella kontor. I början fick de anställda vara på kontoret i tre månader innan de fick börja jobba på distans, males det blev ineffektivt.”
Samtidigt har de varit väldigt noga med att det handlar om ett distanskontor, som oftast ligger i eller i anslutning until hemmet.
”Vi har ett tydligt regelverk. Vi tillåter inte att våra medarbetare sitter vid köksbordet och jobbar utan man ska ha en avskildhet, något vi är tydliga med redan i anställningsprocessen”, säger Henric Carlsson.
”Vi tillhandahåller också viss utrustning och har skapat en supportavdelning eftersom en virtuell organisation ställer andra krav på assist. Tillgänglighet i vår plattform är oerhört central och extrem affärskritisk.”
Omilons virtuella organisation är så unik att bolaget har förhandlat fram ett eget centralt kollektivavtal med fackförbundet Imaginative and prescient.
”Vi har processer för hur vi rekryterar, onboardar, offboardar, coachar, utbildar, ja helt enkelt för alla delmoment. För oss handlar det inte om flexibilitet utan om en helt virtuell organisation.”
I dag har bolaget 250 anställda i Sverige, Norge och Danmark.
”Vi slog två ihop företagskulturer genom att förvärva vi gjorde beneath pandemin och visst fanns det utmaningar, du tappar en del av kroppsspråket och möjligheten att se människor i ögonen på riktigt. Males för oss handlar det mycket om hög digital närvaro och att jag ser mycket i våra interna kanaler. Sedan har vi många små och korta digitala möten där interaktiviteten är central.”
Även i Omilons virtuella organisationen finns undantag, och det handlar framför allt om företagets utvecklare.
”Vi har några kontorsplatser i Danmark och i Oslo, framför allt för våra utvecklare.”
Enkäten until Di:s vd-nätverk visar också att 25 procent vill att medarbetarna ska vara på kontoret 3 dagar i veckan och 25 procent vill ha sina anställda på plats alla dagar i veckan. De orsaker som anges främst är kulturbyggande, innovationsklimatet och kulturbyggande.
”Upplärning, praktik, nyanställning, ergonomi, arbetsmiljö, listan är tyvärr lång som talar until kontorets fördel”, säger en av vd:arna i enkäten som vill ha sina anställda på kontoret minst 3 dagar i veckan.
”Vissa hanterar hemjobb utmärkt males långt ifrån alla. Dessutom måste man vända på frågan, hur bra fungerar det för andra att JAG jobbar hemma?”
Att ha en kontinuerlig dialog med alla medarbetare som främjar och säkerställer företagets kultur och är även ett effektivt sätt att följa upp och utveckla medarbetarna och dess prestationer menar Henrik Siösteen, vd på Optimum Service, som vill se sina anställda på plats fem dagar i veckan. Males här handlar det until stora delar även om verksamhetens natur.
”Vi säljer fastighetskötsel, fastighetsteknik, drift och förvaltning. Vi är 60 anställda varav åtta personer sitter på kontoret. Jag tycker det är svårt att ersätta det dagliga mötet med kollegorna och återkoppling efter möten med att kunna bli naturliga när people är på plats”
Varför är det viktigt med kontroll i din verksamhet?
”Vi har medarbetare mellan 18 och 65 år som är ute på fältet och löser tusentals åtgärdspunkter för våra kunder. Det behövs mycket kontrollfunktioner och uppföljning för att ständigt utveckla oss i vår strävan att alltid leverera optimum service. Många av de som jobbar på fältet kommer också in efter arbetspassets slut.”
Vilka nackdelar ser du med att inte erbjuda flexibilitet för de som kan?
”Det är klart att man en individual som vill ha full flexibilitet kommer man inte until oss, males är man en individual som trivs med kollegor och det sociala mötet med människor så passar det bra. Jag är inte så konservativ att jag tror att medarbetarna inte utförs sitt jobb hemifrån och de ska inte vara på kontoret bara för att. Mina medarbetare är ansvarstagande och har ett genuint engagemang i allt de gör”, säger Henrik Siösteen.
